Swoje doświadczenie współpracy z wolontariuszami opisuję na przykładzie European Rover Challenge – największej imprezy robotyczno-kosmicznej na świecie, przy której organizacji zespół Planet PR pracował już czwarty raz. Realizacja wszystkich zadań związanych z tym eventem byłaby jednak niemożliwa bez wsparcia silnej grupy 70 wolontariuszy (koordynowanych przez niezastąpioną Roksanę Łojek), którzy musieli pokonać nawet 500 km, żeby dotrzeć do Starachowic, gdzie odbywało się ERC.
Udany event zawsze zależy od wielu czynników. Ciekawy program, odpowiednie miejsce i infrastruktura, właściwa promocja wydarzenia – to elementy, na które organizatorzy mają bezpośredni wpływ i które często decydują o sukcesie imprezy. Są też rzeczy często rzutujące na ocenę eventu, nad którymi nie można zapanować – to np. pogoda – kluczowa w przypadku wydarzeń organizowanych w plenerze. Jednak do realizacji każdego eventu, niezależnie od tematyki, wielkości i programu, niezbędni są ludzie. Wąski zespół organizatorów – nawet świetnie ze sobą zgrany – nie jest w stanie zrealizować wydarzenia (zwłaszcza dużego) bez wsparcia grupy wolontariuszy.
Dobra organizacja wydarzenia zależy bezpośrednio od właściwego zaplanowania pracy całego zespołu. Dobrze jest kierować się przy tym kilkoma regułami.
…
1. … Rozdzielenie zadań i dopasowanie ich do motywacji i predyspozycji wolontariuszy
Organizacja pracy przy European Rover Challenge rozpoczęła się już kilka miesięcy przed zawodami. Koordynatorzy każdej ze stref wydarzenia, określili dokładnie ilu osób i do jakich zadań będą potrzebować podczas eventu. Na podstawie tych danych koordynatorka wolontariuszy ERC była w stanie ustalić ile osób powinno przyjechać na event i mogła rozpocząć rekrutację. Wyznaczenie zakresu pracy wolontariuszy przed wydarzeniem pozwoliło dopasować zadania do poszczególnych osób (zarówno do ich możliwości, jak i motywacji do udziału w evencie).
2. … Zadbanie o techniczną stronę pobytu wolontariuszy na evencie
Zanim wszyscy zjechali się do Starachowic po stronie organizatorów leżała także kwestia organizacji noclegów, posiłków i transportu wolontariuszy podczas wydarzenia. Zadbanie o te podstawowe sprawy, choć wydaje się być oczywiste, stanowi dla zaangażowanych w event bardzo ważny argument, żeby wrócić na kolejną edycję i buduje pozytywne relacje organizatorów z wolontariuszami.
3. … Integracja z zespołem oraz briefing przed wydarzeniem
Przed startem wydarzenia, kiedy wszyscy byli już na miejscu zorganizowaliśmy ogólne spotkanie dla wszystkich osób pracujących przy evencie, podczas którego organizatorzy mieli szansę opowiedzieć dokładniej, czym się zajmują i na czym będzie polegać praca w poszczególnych strefach. Osobiste spotkanie całego zespołu pozwoliło wszystkim nie tylko się poznać, ale także zyskać pełniejszy obraz wydarzenia, które właśnie miało się rozpocząć.
Koordynatorka wolontariuszy zadbała wcześniej o dostarczenie jak najszerszej informacji o evencie oraz mapy obszaru, na którym miał się odbyć. Na miejscu zorganizowała oprowadzanie po całym terenie dla wszystkich wolontariuszy – niezależnie od tego do jakiego zadania kto został przydzielony. W związku z tym, że impreza organizowana była w Muzeum Przyrody i Techniki w Starachowicach, którego obszar obejmował aż 8 hektarów – bardzo istotne było ustalenie, która część wydarzenia odbywa się w którym miejscu – tak, żeby bez wątpliwości poruszać się po terenie i właściwie kierować pytających o drogę uczestników i odwiedzających.
4. … Wspólna praca całego zespołu
Podczas wydarzeń (zwłaszcza tak dużych, jak European Rover Challenge) każdy z koordynatorów współpracuje z węższą, określoną grupą osób. Styl współpracy zwykle wypracowuje sam, jednak są pewne reguły pomagające dobrze zarządzać swoją grupą.
Moje doświadczenie mówi, że niezależnie od charakteru zadania, warto pamiętać, że WOLONTARIUSZE PRACUJĄ Z NAMI, NIE DLA NAS. Kierując się tym przesłaniem dużo łatwiej było mi zorganizować pracę nie tylko zespołu, ale także swoją i ostatecznie zakończyć swoje zadania sukcesem.
Na osiągnięcie oczekiwanych rezultatów, a także na morale zespołu wpływa wspólna praca organizatorów z wolontariuszami. Dokładne wyjaśnienie po co coś ma być zrobione, aktywne włączanie się w pracę przy realizacji zadania, upewnianie się, że nie potrzeba więcej informacji ani narzędzi, żeby wykonać dane zadanie sprawia, że wolontariusze tym bardziej czują się ważną częścią eventu. Choć istotne jest dokładne określenie oczekiwanych rezultatów, jeśli to możliwe, warto pozostawić autonomię w zakresie sposobu realizacji zadania i tym samym – pozostawić odpowiedzialność za realizację celu. Wolontariusze czujący, że sami bezpośrednio mają na coś wpływ i to od ich pomysłu zależy postęp prac czują dużą motywację do pozytywnego zakończenia zadania.
Mniejsza grupa pozwala na bliższe poznanie się i wzajemnych oczekiwań. Wiedząc o swoim zespole więcej, warto wykorzystywać atuty jego członków i tym samym pozwalać im wykazać się w dziedzinach, w których czują się mocni. Wolontariat to dla wielu osób nie tylko przygoda, ale także pretekst do przetestowania swoich umiejętności (np. posługiwania się językiem obcym, zarządzania ludźmi) w realnej pracy.
5. … Szacunek i słowo „dziękuję” jako dwa najważniejsze motywatory
Dla mnie, jako dla koordynatora zespołów ERC, bardzo ważne było budowanie dobrych relacji– zarówno z tymi, którzy przyjechali wystartować w zawodach, jak i tymi, którzy chcąc (z własnej woli!) popracować, stawili się na evencie. Nie mam wątpliwości, że bez grupy bardzo zaangażowanych wolontariuszy nie byłabym w stanie zrobić tego wszystkiego, co w strefie zawodów musiało się wydarzyć.
Właśnie dlatego potrzeby mojego zespołu wolontariuszy traktowałam priorytetowo. Wydarzenie zawsze generuje nieprzewidziane sytuacje, a organizatorzy noszą w ręku (lub w głowie) wciąż wydłużającą się listę zadań. Jednak zadania związane z dostarczaniem informacji grupie wolontariuszy, z którymi pracowałam najbliżej (i dzięki którym wszystko szło zgodnie z wcześniej założonym planem) były dla mnie najważniejsze. Rozwiązywanie wątpliwości od razu dawało spokój zarówno im, jak i mnie. Dzięki temu zyskiwałam świadomość, że mają to, czego potrzebują do dobrej pracy.
I jeszcze jedno – o czym chyba najłatwiej zapomnieć – warto jednoznacznie i wyraźnie DZIĘKOWAĆ. Za wspólną pracę, za inicjatywę, za zaangażowanie – bez tego wszystkiego cały wysiłek organizatorów włożony przed wydarzeniem nie miałby szansy zyskać odzwierciedlenia w efekcie finalnym. A wspólna satysfakcja na koniec (kiedy już wiadomo, że wszystko się udało) i zapewnienia, że widzimy się za rok, są naprawdę bezcenne.
…
Wydarzenie o robotach, ale dla ludzi
W European Rover Challenge 2018 wzięło udział 25 tysięcy osób. Na zawody z całego świata przyjechało ponad 400 zawodników. Wśród atrakcji wydarzenia – oprócz możliwości przyjrzenia się z bliska konkurencjom terenowym, w których startowały najlepsze na świecie zespoły konstruujące roboty marsjańskie, znalazły się spotkania z gośćmi specjalnymi oraz szansa na zetknięcie się z technologiami (nie tylko kosmicznymi) dzięki specjalistom prezentującym swoje projekty i rozwiązania w strefie pokazów. W wydarzeniu uczestniczyła prawie setka dziennikarzy, a relacja nadawana na żywo w kanale Astrofaza na YouTube dotarła do ponad 75 tysięcy osób. Choć w zdaniu pozycjonującym mówimy o „robotach marsjańskich”, European Rover Challenge to event dla ludzi. I to ludzie go tworzą i będą tworzyć, bez względu na to, jak szybko postępować będą prace przy sztucznej inteligencji.
Wniosek? Kosmiczne, czy niekosmiczne, wszystkie wydarzenia potrzebują żywej energii – a tej wolontariuszom na pewno nie brakuje. Takimi postawami naprawdę warto się inspirować.