Dziś, na odmianę, będzie nie o PRze, a o chmurze 😉

Ostatnio wpadł mi w ręce tekst, jaki pisałam 6 lat temu o narzędziach do zarządzania czasem i treścią, (czyli podstawa mojej egzystencji w szalonych terminach i projektach PR) i przyszło mi do głowy, że od wielu lat dążyłam do takich narzędzi, jakie mam obecnie – oderwanych od platformy i jednostki komputerowej. Te parę lat temu oznaczało to korzystanie z ftp i ew. zahasłowanego dostępu przez stronę www, dziś oznacza właśnie chmurę.

W chwili obecnej korzystam przede wszystkim z trzech narzędzi – Dropboxa, Evernote i GQueues. Do tego oczywiście XMarks i Gmail (poczta prywatna)

Dropbox uwolnił mnie od noszenia pendrive’a oraz korzystania z FTP, dając możliwość zdalnego podpięcia dysku. W sumie nic szczególnego, ale znacznie ułatwia życie, a ponieważ jest chroniony hasłem, więc dane są względnie bezpieczne. Dodatkowo mogę się dostać do plików także przez przeglądarkę i telefon (jest oficjalny klient na BlackBerrry, Android i iPhone), co bywa szczególnie przydatne, gdy załatwia się pilne sprawy i przez brak jakiejś błahostkę (nie) trzeba wrócić do biura/domu. Równocześnie dwoma kliknięciami mogę odłączyć Dropboxa od komputera/telefonu, więc w razie potrzeby nie jest to proces usuwania kilkudziesięciu/kilkuset plików, (a wcześniej ich kopiowania), tylko dwa kliki.

Dodatkowo Dropbox pozwala na dzielenie się plikami i całymi folderami, co pozwala na koordynację pracy nad projektami (udostępniam folder zespołowi – wszyscy widzą go u siebie, jako dodatkowy folder, nie korzystający z ich miejsca, widzą zmiany, mogą – jeśli im na to pozwolę – wgrywać nowe pliki, zmieniać te istniejące, itp.). Mogę także ustawić udostępnienie folderów/plików, by mogły je zobaczyć osoby nie korzystające z Dropboxa – po prostu wklejając odpowiedni link do przeglądarki. Nie ukrywam, że to jedna z częściej przeze mnie wykorzystywanych funkcji 🙂

Evernote z kolei stał się moim podręcznym notesem (acz papierowy jeszcze ciągle mam) i segregatorami. Przede wszystkim używam go do zapisywania pomysłów oraz kopii ciekawych artykułów (szczególnie z szybko znikających linków), mam tam też drobną książkę telefoniczno-adresową na kiedyś/może, zdjęcia wizytówek (w dobie telefonów z aparatami to łatwe), jakieś 70 case-study z ciekawych kampanii, 300 przepisów kulinarnych (to już prywatnie ;)) i pomysły na prezenty dla Rodziny i Przyjaciół oraz kopie ważnych faktur i rachunków. Wszystko jest otagowane i łatwe do wyszukania, dodatkowo dostępne (jak Dropbox) przez aplikację komputerową, telefoniczną i przeglądarkę. A każdy plik/pomysł mogę nie tylko wklejać przez aplikację, ale także wysłać mailem (dedykowany adres), poprzez rozszerzenia do przeglądarek oraz przez Twittera.

Co prawda nie doszłam jeszcze do poziomu Jamiego Rubina, który dąży do życia bez papierowych dokumentach (niestety, każdy przetarg to wymóg małej książki), ale może kiedyś 😉

Jak zapoznacie się z Evernote, zerknijcie do ich „Kufra” – jest tam sporo aplikacji ułatwiających życie z E. i rozszerzających ich funkcjonalność. Albo po prostu ułatwiających życie jak Evernote Clearly.

Ostatni z wielkich, czyli GQueues to z kolei moje narzędzie do zarządzania czasem (albo jak niektórzy mówią – sobą w czasie). To narzędzie zadaniowe – nie zachwyci miłośników kalendarzy (choć świetnie współpracuje z GoogleCalendar), ale dla zwolenników GTD – rewelacja (wiem, są różne, ja pokochałam akurat to). Pozwala na pracę na projektach, zadaniach, kolejnych zadaniach, na tagowanie, przypisywanie, robienie notatek, dzielenie się zadaniami i „kolejkami zadań”. Podobnie jak Evernote, pozwala także na przesyłanie zadań z poziomu przeglądarki (przez skryptozakładkę), jak i mailem, więc nie ma konieczności trzymania otwartego programu w przeglądarce.

Istnieje także wersja mobilna, choć nie ukrywam, że najlepiej działa (niestety) na iPhone, najgorzej na Blackberry (pomiędzy – Android i Bada). Niemniej jednak jest to poziom wystarczający, by zerknąć na zadania, bądź szybko dopisać nowe.

Nieodmiennie też czuję podziw dla Camerona – twórcy tegoż narzędzia. Nie za narzędzie, ale za podejście do Klientów, spokój i otwartość. Rok (może dwa) temu do GQ dodano skróty klawiaturowe. Jednym z nich był Ctrl+S, co pozbawiło mnie możliwości pisania „ś”, o czym napisałam na forum technicznym. Biorąc jednak pod uwagę niewielką ilość polskich użytkowników oraz fakt, że nie miałam abonamentu, nie miałam wielkich nadziei na zmianę. Tymczasem po 2-3 tygodniach dostałam maila, że wprowadzono poprawkę i żebym sprawdziła, czy wszystko działa…

Chmurę uzupełnia mi Amazon z Kindle (ale to inna historia), XMarks (dostęp do zakładek w każdej nowej przeglądarce, którą chcę zsynchronizować + przez stronę internetową), firmowy CRM, oraz oczywiście Gmail 🙂

A Wy – używacie aplikacji w chmurze? Ogólnie dostępnych, czy specjalnych, firmowych, na dedykowanych serwerach?

Anna Watza