Jak przygotować się do wywiadu? [PORADNIK] – Planet Partners

Jak przygotować się do wywiadu? Poradnik dla tych, którzy chcą wypaść nie tylko dobrze, ale też merytorycznie

Wywiad prasowy, setka telewizyjna, podcast w sieci, a może audycja radiowa? Okazji do wypowiedzi w mediach jest wiele i gdy się pojawiają żal z nich nie skorzystać. Sztuką jest je jednak właściwie wykorzystać. W poniższym wpisie przedstawiam kilka zasad dotyczących tego, jak przygotować się do wywiadu, żeby budować pozycję eksperta i osiągać pożądane cele komunikacyjne.

Upewnij się, że wiesz z kim rozmawiasz

Gdy wybieramy się na prywatkę do nieznajomego zazwyczaj wcześniej staramy się dowiedzieć czegoś o swoim gospodarzu. To pozwala nam poczuć się bezpiecznie i pewnie, co przekłada się później na jakość odbytych rozmów i nawiązanych relacji. Ta sama zasada działa również w kontekście spotkania z dziennikarzem. Wiedza o tym, z kim rozmawiamy i kto będzie tego potencjalnie słuchał/oglądał sprawia, że mniej denerwujemy się i łatwiej nam skupić się na tym, co chcemy powiedzieć.

W Planet Partners nasi klienci każdorazowo przed nagraniem wywiadu otrzymują od nas briefing. To dokument, w którym szczegółowo przedstawiamy sylwetkę prowadzącego, tytułu medialnego, dla jakiego pracuje oraz profil odbiorców tego medium. Dobry briefing zawiera również informacje o temacie wywiadu, a także możliwe konteksty rozmowy. To ostatnie jest szczególnie pomocne, gdy nie znamy z wyprzedzeniem pytań, jakie przedstawiciel mediów chce nam zadać.

Przygotowując się do rozmowy z dziennikarzem warto przemyśleć nie tylko to, co chcemy powiedzieć, ale także to, czego nie powinniśmy mówić. I nie chodzi tutaj o okłamywanie lub zatajanie faktów, a jedynie o świadome budowanie wypowiedzi. Przykładowo jeśli pracujemy w dużej korporacji, w której panuje zasada, że nie komentujemy wyników finansowych firmy to dobrze mieć przygotowaną odpowiedź na wypadek, gdy dziennikarz zapyta nas o przychody z ostatniego kwartału. Nie ma nic złego w przyznaniu, że nie jesteśmy upoważnieni do ujawniania takich informacji.

Pamiętaj o przekazach kluczowych

Na pozór hasło przekazy kluczowe (z ang. key messages), czyli najważniejsze informacje, jakie chcemy przekazać odbiorcom podczas rozmowy może brzmieć dość magicznie. Ale w gruncie rzeczy chodzi o to, żeby przemyśleć cel komunikacyjny rozmowy, czyli co ma utkwić odbiorcy w głowie na nasz temat (lub naszej firmy bądź projektu czy inicjatywy, o której opowiadamy) po obejrzanym/wysłuchanym wywiadzie. Gdy cel komunikacyjny będzie dla nas jasny, przygotowanie key messages okaże się stosunkowo proste.

Trudność pojawia się za to później, gdy chcemy podczas rozmowy nawiązać do kluczowych przekazów. Technik naprowadzania rozmówcy na to, co chcemy powiedzieć jest kilka i doskonale opisał je Adam Łaszyn w książce pt. „Media i Ty. Jak zarządzać kontaktem osobistym z dziennikarzami”. Jeśli miałabym coś doradzić tu i teraz to: po spisaniu kluczowych przekazów zapamiętaj je, ale tylko w formie haseł, nie całych wypowiedzi. Dzięki temu będziesz mógł na bieżąco uwzględniać je odpowiadając na zadane pytania bez obawy o efekt sztuczności. Z czasem zauważysz też, że z coraz większą łatwością wykorzystujesz pytania rozmówcy jako trampolinę, która pomaga Ci przekazać jedno z kluczowych przesłań.

Dopasuj język do medium i publiczności

Jedną z cech dobrego rozmówcy jest to, że umie dostosować język i sposób mówienia do tego co i komu chce przekazać. Jak w życiu, inaczej rozmawiamy z członkiem rodziny, inaczej ze znajomymi po pracy, a jeszcze inaczej z potencjalnym klientem. To powiedziawszy są pewne ogólne zasady, których warto się trzymać niezależnie od tego czy przygotowujemy się do wizyty w studio programu naukowego lub newsowego czy będziemy opowiadać o fascynującym projekcie w podcaście technologicznym.

Po pierwsze mów prosto i zrozumiale. Używanie żargonowych sformułowań tylko pozornie dodaje nam profesjonalizmu. Częściej sprawia, że nasz przekaz staje się nieczytelny, a my tracimy zainteresowanie słuchaczy. Po drugie używaj krótkich zdań. Cały ten akapit jest napisany krótkimi zdaniami. I choć mam nadzieję, że czyta się go równie przyjemnie, jak poprzedni to jednak trzeba przyznać, że zwięzłe frazy dodają rozmowie dynamizmu i czynią ją ciekawszą. Sprawdza się to zarówno w przypadku wywiadu prasowego, jak i radiowego czy telewizyjnego.

Po trzecie bądź oazą spokoju i niech słowa, których używasz też to odzwierciedlają. Nie pozwalaj się wciągnąć w dywagacje, które przedstawiają hipotezy A i B (najczęściej przeciwstawne) i oczekują, że opowiesz się po jednej ze stron. Jeśli jesteś pytany o problem, zwracaj uwagę na to, jak go rozwiązać. Nie powtarzaj negatywnych stwierdzeń dziennikarza. Swoje wypowiedzi formułuj zawsze w pozytywnym tonie. Jeśli możesz używaj porównań, anegdot, staraj się unikać przedstawiania suchych danych statystycznych. Działaj na wyobraźnię, zwłaszcza w przypadku abstrakcyjnych liczb.

Przyswój sobie również zasadę mówienia pełnymi zdaniami. To przydaje się szczególnie przy nagrywaniu „setek” do materiałów newsowych, gdzie pytania reportera są wycinane w trakcie montażu, ale nie zaszkodzi również przy dłuższych formach, takich jak wywiady. Sformułowanie odpowiedzi tak, by zawierała w sobie zadane pytanie nie tylko ułatwia odbiorcy zrozumienie tego, o czym mówimy, ale także utrudnia późniejsze wyciągnięcie naszej wypowiedzi z kontekstu.

Po czwarte i kto wie, czy nie najważniejsze: nigdy nie kłam. Jeśli nie znasz odpowiedzi na zadane pytanie nie udawaj, że jest inaczej. W zamian zapewnij dziennikarza, że prześlesz mu dodatkowe informacje lub pomożesz dotrzeć do źródeł.  Bądź uprzejmy i daj się lubić.

Setka – krótka wypowiedź do kamery używana w telewizyjnych materiałach informacyjnych jako odpowiednik cytatu z materiału prasowego. (…) Obecnie – gdy jednemu tematowi poświęca się w telewizyjnych materiałach informacyjnych średnio dwie-trzy minuty – wykorzystuje się setki trwające nie dłużej niż pięć-piętnaście sekund. To najczęściej jedno do siedmiu zdań.” Adam Łaszyn, Media i Ty. Jak zarządzać kontaktem osobistym z dziennikarzami. Wydawnictwo Message House, Warszawa 2015.

Nie istnieje coś takiego, jak off-the-record

To znaczy istnieje. Ale żeby zrozumieć pewną przewrotność tego mechanizmu trzeba znać specyfikę pracy dziennikarza. Dla redakcji zawsze najważniejszy jest news, najlepiej by była to informacja z pierwszej ręki i to taka, której nikt nigdzie wcześniej nie opublikował. Jednocześnie zaufanie leży u podstaw pracy reportera i nie chce on go naruszyć. Dlatego jeśli w kuluarach oznaczymy naszą wypowiedź jako off-the-record to znaczy, że jest ona poufna i większość dziennikarzy jej nie upubliczni. Ale to, że nie użyją Twojej wypowiedzi słowo w słowo i nie opatrzą jej Twoim nazwiskiem nie oznacza, że nie mogą jej wykorzystać jako punkt wyjścia do pogłębienia tematu, o którym być może nie chciałbyś teraz wspominać. 

Nie traktuj dziennikarza jak wroga, ale również nie zakładaj, że jest Twoim przyjacielem. Rozważnie dobieraj słowa i tematy, o których rozmawiacie nie tylko podczas nagrania, ale także poza nim. Można mi zarzucić asekuranctwo, ale uważam, że zasada przezorny zawsze ubezpieczony sprawdza się w każdej sferze życia. Również wtedy, gdy przygotowujemy się do publicznego występu.

Zadbaj o technikalia

W której części miasta odbędzie się rozmowa? Jak długo zajmie mi dojazd na miejsce (wliczając w to ewentualny wzmożony ruch na drodze)? Czy w pobliskiej odległości mogę skorzystać z parkingu? A może lepiej wziąć taksówkę? To wszystko pytania, na które odpowiedzi musimy znać z wyprzedzeniem.

Na miejsce nagrania dobrze przyjechać ok. 20 minut wcześniej. Nie tylko dlatego, że nikt nie lubi spóźnialskich, ale także po to, by dać sobie kilka minut na uspokojenie oddechu, pozbieranie myśli, uporządkowanie w głowie key messages, a nawet wykonanie prostych ćwiczeń rozgrzewających żuchwę. Dodatkowe minuty poza czasem antenowym dają też okazję do wymiany kilku zdań z prowadzącym rozmowę i nawiązania relacji z nim. To przyda się podczas wywiadu, ale zaprocentuje również w przyszłości, gdy dziennikarz będzie szukał rozmówców do kolejnego tematu.

Podkoszulek czy koszula? Szpilki czy baleriny?

Prawdę mówiąc to zależy i to od wielu czynników. Od tego, co jest tematem rozmowy (czy przedstawiamy raport na temat cyfryzacji w Polsce czy zapraszamy na międzynarodowe zawody łazików marsjańskich), z kim rozmawiamy, jaki profil ma audycja/program, którego jesteśmy gościem, a także kto nas będzie słuchał/oglądał.

Na pewno powinno nam być wygodnie. Jeśli już musimy kupić na tę okoliczność nowe elementy garderoby warto je wcześniej „rozchodzić”, żeby czuć się w nich dobrze. W zdecydowanej większości przypadków najlepiej sprawdzi się styl smart casual – gładka koszula w jasnych kolorach, marynarka, spodnie lub spódnica na tyle długa, by nie eksponowała ud i kolan. Lepiej unikać koszul wzorzystych i prążkowanych, ponieważ w oku kamery lubią migotać. W razie wątpliwości zawsze lepiej być overdressed, niż underdressed.

Wybierając biżuterię warto postawić na minimalizm. Nie tylko po to, by nie odwracać uwagi od swojego przekazu, ale również dlatego, że każdy dźwięk wydawany przez dłuższe kolczyki, ciężki naszyjnik czy luźną bransoletkę lub zegarek opadające z łoskotem na blat stołu będzie wyłapywany przez mikrofon i tym samym słyszalny w domu każdego słuchacza/widza. Biżuteria wokół twarzy może również utrudnić makijażystom wykonanie ich pracy przed nagraniem.

A skoro już o makijażu mowa. Redakcje nie zawsze zapewniają dostęp do profesjonalistów na miejscu, dlatego warto mieć ze sobą puder transparentny, żeby w razie potrzeby zmatowić twarz przed występem.

Kawa czy herbata?

Najlepiej woda. Zarówno kawa, jak i herbata wysuszają śluzówkę i utrudniają swobodne mówienie podczas nagrania. Najlepiej postawić na wodę mineralną niegazowaną w temperaturze pokojowej lub minimalnie schłodzoną.

Kamera przede mną, a co za mną?

Jeśli rozmowa jest nagrywana w studio to najczęściej nie musimy obawiać się o to, co jest za nami. Sztab ludzi pracuje na planie nad tym, żebyśmy prezentowali się w oku kamery jak najkorzystniej. Inaczej sprawa wygląda, gdy wywiad nagrywany jest na odległość, czyli dziennikarz zadaje pytania ze studia, a my odpowiadamy na nie będąc w firmie bądź w zaciszu domowym. Wtedy koniecznie trzeba przejrzeć się w oku kamery, zanim dołączymy do rozmowy i sprawdzić, jak wygląda tło za nami, w szczególności jaki zakres naszego pomieszczenia obejmuje kamera.

Jeśli wywiad nagrywany jest w siedzibie firmy, lepiej realizować go na stojąco, niż siedząc. Wtedy koniecznie trzeba zadbać o postawę. Należy stać prosto, ale nie usztywniać się. Stopy warto ułożyć w lekkim rozkroku, co pozwoli przesunąć ciężar ciała na tylną nogę. Dzięki temu trudniej nam będzie wykonywać niepożądane ruchy ciałem, np. kiwać się na boki. Będziemy stać stabilnie i czuć się komfortowo.

Mentalny „check”

Gdy siedzimy już wygodnie na fotelu, a do rozpoczęcia nagrania pozostały dosłownie minuty dobrze jest upewnić się, że jeśli trzymamy w kieszeni telefon to jest on wyłączony. Opcją minimalną jest wyciszenie urządzenia, ale mikrofony wykorzystywane przez media są bardzo czułe, więc jeśli telefon zacznie wibrować, to na pewno ten dźwięk wyłapią i nagłośnią. Warto również spojrzeć na pozycję, w jakiej siedzimy i zapytać o to, jaki zakres naszego ciała widzi kamera. To też jest ostatni moment na zapanowanie nad ewentualnymi tikami nerwowymi, jak np. bębnienie palcami w stół, kręcenie obrączki na palcu czy wybijanie rytmu nogą. Na koniec jeszcze głęboki wdech i zapala się czerwona lampka, czyli wchodzimy w fazę nagrania.

Jeśli spodobały Ci się moje wskazówki i chcesz mieć je zawsze przy sobie w skondensowanej formie zapraszam do pobrania poradnika: Jak przygotować się do wywiadu. Praktyczne rady. Mnóstwo konkretów w zwięzłej postaci.