Eventy online na stałe zagościły już w świecie marketingu i biznesu. Ta niezbędna w okresie pandemicznych zakazów forma spotkań otworzyła nowe możliwości oraz zadziwiła naprawdę dobrym dotarciem. Organizacja wydarzenia w wirtualnym świecie nie uprościła jednak organizatorom pracy. Niezależnie od tego, czy planujemy wyjazd na karaibską plażę, czy przenosimy na nią uczestników jedynie wirtualnie – wszystko wymaga dokładnego zaplanowania, sprawdzenia i wdrożenia. Poniżej kilka wskazówek, o których powinniśmy pamiętać podczas organizacji konferencji prasowej online.

Cel i grupa docelowa

Przed rozpoczęciem przygotowań warto jasno wyznaczyć cel planowanego wydarzenia oraz grupę dziennikarzy i osób, do której będzie ono skierowane. Dzięki temu łatwiej wybierzemy odpowiedni format i przygotujemy treści. Chcąc poznać potrzeby i oczekiwania potencjalnych odbiorców, możemy przeprowadzić wstępną analizę (np. rozmowę z potencjalnymi uczestnikami). Warto wziąć ich opinie pod uwagę również przy określeniu głównego celu wydarzenia, którym może być np. podniesienie świadomości na temat danej branży, pozyskanie nowych klientów, nawiązanie kontaktów biznesowych lub poinformowanie mediów o zmianach w firmie.

Mając jasno zarysowany cel wydarzenia łatwiej jest określić jego głównych odbiorców, czyli naszą grupę docelową. Powinniśmy ją dokładnie poznać i zdefiniować. W przypadku konferencji prasowej będą to np. dziennikarze i liderzy opinii z wybranego segmentu mediów, bądź regionu.

Gdy wiemy jaki jest cel naszej konferencji i jakich gości na nią zaprosimy, możemy zabrać się za planowanie i wybór narzędzi.

Budżet konferencji

Jeśli chcemy zwiększyć efektywność swojego projektu, zaraz po obraniu kierunku działania skoncentrujmy się na budżecie. Dobre oszacowanie wydatków w początkowym stadium projektu pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów i oszczędza czas, który możemy przeznaczyć na inne zadania związane z planowaniem konferencji. Dzierżąc w dłoni dokładnie rozpisany budżet wiemy na co możemy sobie pozwolić, lepiej też negocjujemy ceny z dostawcami, co w rezultacie pozwala na skorzystanie z lepszych ofert.

Wybór miejsca nagrania

Nawet jeżeli konferencja będzie transmitowana online – w jakimś miejscu trzeba ją nagrać. Nie zapominajmy więc o określeniu, dogodnej lokalizacji, której wybór może być uwarunkowany m.in.: liczbą uczestników, ekspozycją ewentualnego sprzętu, infrastrukturą techniczną (w tym dostępem do internetu i prądu), budżetem (konferencja transmitowana z sali konferencyjnej firmy jest nieraz tańszą opcją niż wynajęcie studia), etc.

Odpowiednia oprawa audiowizualna

Konferencję prasową online można nagrać w dowolnym miejscu z dostępem do internetu, korzystając z odpowiedniego sprzętu i oprogramowania. W przypadku rozbudowanego scenariusza najbardziej polecam skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, która zajmie się profesjonalnym nagraniem, montażem wideokonferencji, a po wszystkim przekaże nam zoptymalizowany plik z nagraniem, który możemy przekazać np. dziennikarzom, którzy nie mieli danego dnia możliwości uczestnictwa w wydarzeniu.

Najbardziej optymalne warunki panują w studiu nagraniowym, gdzie za pomocą magii green screenu montażysta może nas przenieść podczas konferencji w dowolne miejsce, nawet na wspomnianą karaibską plażę w środku zimy. Fachowcy zadbają tam o odpowiednie oświetlenie, określą niezbędną liczbę kamer do założeń scenariusza oraz pomogą w obsłudze platformy streamingowej, aby wszystko działało jak należy.

Jakość obrazu i dźwięku powinna być podczas organizacji wirtualnej konferencji priorytetem. Na oprawie audiowizualnej nie powinno się oszczędzać, ponieważ nawet najbardziej ciekawe treści i eksperci z najwyższej półki nie zajmą dziennikarzy, jeśli szwankował będzie nam kanał przekazu.

Zdarza się, że budżet nie pozwala na wynajęcie studia i firmy streamingowej. W takich przypadkach to event manager powinien zadbać o to, aby sprzęt był odpowiednio przygotowany oraz aby uczestnicy mogli korzystać z dobrej jakości transmisji i mieli dostęp do niezbędnych narzędzi, jak np. kamery, mikrofony, odpowiednie oprogramowanie czy link do konferencji.

Istnieje wiele platform, z pomocą których przeprowadzimy transmisję online. Najbardziej podstawowymi są poznane podczas pracy zdalnej Zoom, Skype czy Google Meet. Możemy też skorzystać z dedykowanego oprogramowania do nagrywania wideokonferencji, takiego jak ezTalks, Webex czy GoToMeeting – sęk jednak w tym, aby wybrać taki program, który będzie odpowiadał potrzebom scenariusza i posiadał niezbędne do jego zrealizowania funkcjonalności.

Mistrzowski scenariusz

Atrakcyjna treść prezentowana podczas wydarzenia to podstawa. Bez niej nie utrzymamy zadowalającej frekwencji nawet przez 15 minut! Niestety w wariancie wydarzenia online nie mamy wpływu na otoczenie naszych odbiorców, a co za tym idzie, na liczbę  krążących wokół nich „rozpraszaczy”. Skupienie to coś, o co warto podczas pisania scenariusza powalczyć, ponieważ tylko dzięki koncentracji uwagi możliwe jest dotarcie informacji do pamięci długotrwałej. Jak wynika z badań, już po 30-45 minutach uwaga odbiorców gwałtownie spada. Dlatego dłuższych konferencji szczerze nie polecam. Ważne są też krótkie przerwy między zaplanowanymi blokami tematycznymi. Konferencja nie będzie się gościom dłużyła, jeśli np. zadbamy w jej trakcie o interakcję z uczestnikami. Możemy w tym celu zaplanować np. czaty, ankiety czy pytania zadawane prelegentom przez dziennikarzy w trakcie trwania streamingu. Umiejętnie zastosowane stanowią nie tylko element przykuwający uwagę odbiorców, ale i pozwalają podkreślić najważniejsze fakty. Dzięki temu uczestnicy mogli aktywnie uczestniczyć w konferencji i pozostawać z nią w interakcji.

Dokładny scenariusz konferencji powinien być odpowiednio wcześnie zakomunikowany uczestnikom oraz zespołowi. Dzięki niemu każdy uczestnik zna swoje kwestie, reżyser wie kiedy kto wchodzi, a montażysta udostępnia na ekranie odbiorcy wirtualną prezentację, interaktywne quizy czy tła. Dlatego przed konferencją przygotowanych jest kilka wariantów scenariusza – jeden dla prowadzącego, drugi dla osób w reżyserce i operatorów kamer, trzeci dla uczestników konferencji. Osobą, która ma wszystkie wersje zebrane w jednym pliku jest zazwyczaj manager wydarzenia i to on odpowiada za to, aby wszystkie osoby zgromadzone w studio sprawnie działały według planu.

Skuteczne zaproszenie to podstawa

Zaproszenie na konferencję zawsze ma swoich rywali. Pierwszym z nich jest czas. W zależności od możliwości, zaleca się wysłanie zaproszeń 2-4 tygodnie wcześniej, aby dziennikarze mogli zarezerwować sobie termin i przygotować się do udziału. Zaproszenie w formie pisemnej lub cyfrowej, powinno zawierać informacje na temat konferencji tj.: data i miejsce, czas trwania, nazwiska i tytuły ekspertów/prelegentów, RSVP oraz informacje o możliwości zgłaszania pytań online. Zaproszenie powinno być atrakcyjne wizualnie. Kreatywna wysyłka zaproszenia w wersji drukowanej zwiększa szanse na zapamiętanie daty wydarzenia oraz finalnie – obecność.

Monitorowanie i analiza

Po konferencji, warto jest przeprowadzić analizę wyników (podsumowanie listy obecnych redakcji oraz publikacji w mediach tradycyjnych i społecznościowych), aby wyciągnąć odpowiednie wnioski na przyszłość. Pomoże to w ulepszeniu kolejnych konferencji online.

Stosując opisane wyżej wskazówki z powodzeniem przygotujecie udaną konferencję online, która zadowoli zarówno uczestników, jak i klienta. Pamiętajmy jednak, że organizowanie konferencji online wymaga ciągłego dostosowywania się do aktualnych potrzeb i trendów, a także ciągłego doskonalenia swoich umiejętności.

Platformy konferencyjne online – porównanie