Trzy tygodnie temu zakończyła się czwarta edycja międzynarodowych zawodów robotycznych European Rover Challenge – największej imprezy robotyczno-kosmicznej na świecie, którą nasza Agencja ma nieprzerwaną przyjemność promować od początku istnienia tego wydarzenia.

…

W tym roku ERC odbywał się w zabytkowych przestrzeniach Muzeum Przyrody i Techniki w Starachowicach, w otoczeniu wielkiego pieca hutniczego z końca XIX w. Zmaganiom 400 zawodników z całego świata przyglądały się tysiące odwiedzających i międzynarodowi goście specjalni, w tym m.in. ikony światowej astronautyki: Tim Peake – brytyjski astronauta ESA, Gianfranco Visentin – kierownik działu robotyki Europejskiej Agencji Kosmicznej czy Maria Antonietta Perino – szefowa zaawansowanych projektów eksploracyjnych w firmie Thales Alenia Space.

Finał każdej edycji European Rover Challenge trwa trzy dni, ale pod kątem organizacyjnym i komunikacyjnym praca przy tym wydarzeniu trwa cały rok. Kulminacja wysiłków promocyjnych przypada na tydzień przed imprezą: to czas, gdy dziennikarze potwierdzają swoją obecność, rezerwują terminy na rozmowy z gośćmi, bohaterami i organizatorami wydarzenia; angażowane w nagłośnienie są media lokalne i pojawiają się wzmianki w ogólnopolskich tytułach informacyjnych.

Kolejnym etapem w planie komunikacyjnym tak dużego wydarzenia, jak ERC jest stworzenie biura prasowego na miejscu imprezy, czyli swoistej oazy i źródła informacji dla mediów. O czym warto pamiętać przy jego organizacji?

1. … Łatwy dostęp, wyraźne oznakowanie

W tym roku biuro prasowe ERC znajdowało się w Hali Lejniczej, jednym z najważniejszych obiektów należących do zakładu wielkopiecowego z XIX wieku. Był to duży, w części przeszklony, charakterystyczny budynek, znajdujący się blisko parkingu dla mediów. Informacja o jego położeniu została zaznaczona na mapie wydarzenia, na ścianach budynku umocowano też wyraźny napis BIURO PRASOWE, a wolontariusze zostali przeszkoleni w informowaniu o lokalizacji tego miejsca. Dzięki temu, dziennikarze mogli z łatwością dotrzeć do biura i przejść akredytację.

2. … Zaciszne miejsce do spokojnej pracy

Biuro prasowe to nie tylko miejsce, gdzie rozdawane są identyfikatory i materiały o wydarzeniu. Ważne również, by dziennikarze mogli znaleźć tam stolik, krzesło i odrobinę ciszy, by w spokoju popracować nad swoim tekstem. W końcu to także w naszym interesie, by artykuły na temat imprezy, którą promujemy pojawiały się w mediach na bieżąco.

3. … Dostęp do Internetu, możliwość podpięcia się do źródła dźwięku

Swobodny dostęp do sieci ma w dzisiejszych czasach praktycznie każdy, ale z reguły nie cieszy się on przepustowością pozwalającą na coś więcej, niż przeczytanie maili i stała obecność w mediach społecznościowych. Dlatego warto, by w biurze prasowym dostępne było szybkie łącze z Internetem, w formie wifi, a jeśli to możliwe również jako połączenie kablowe. Fotoreporterzy i dziennikarze będą wdzięczni za możliwość błyskawicznego przesłania do redakcji zdjęć czy materiałów w dużej rozdzielczości.

4. … Treściwe pakiety prasowe

Media przyjeżdżające na wydarzenie wyjazdowe z reguły wiedzą, jaka idea za imprezą stoi. Ważne, by na miejscu dostali materiały prasowe, które okażą się dla nich przydatne „tu i teraz”. Podczas czwartej edycji ERC dziennikarze odwiedzający biuro prasowe otrzymywali informację prasową o wydarzeniu, szczegółowy program imprezy w podziale na kategorie (wykłady, prelekcje, pokazy i część najważniejszą, czyli terminarz zawodów robotów marsjańskich), a także mapkę z dokładnym oznakowaniem lokalizacji poszczególnych wydarzeń (co okazało się strzałem w dziesiątkę biorąc pod uwagę, że teren Muzeum PiT w Starachowicach rozciąga się na przestrzeni 8 hektarów). Warto również dla dziennikarzy przygotować krótkie informacje na temat prelegentów i gości specjalnych, a wszystko to spakować w teczki, które wygodnie będzie można ze sobą wszędzie zabrać.

5. … Kompetentna pomoc na miejscu

To jest prawdopodobnie najważniejszy element dobrze przemyślanego biura prasowego: obecność na miejscu przeszkolonych osób, które o imprezie i jej programie wiedzą wszystko, teren wydarzenia znają jak własną kieszeń i są w stanie szybko zlokalizować, kto jest dostępny dla mediów w danym momencie i gdzie można go znaleźć. Podczas ERC oprócz organizatorów taką pomocą służyli uśmiechnięci, życzliwi i bardzo zaangażowani w swoją pracę wolontariusze Pokojowego Patrolu.

…

Przygotowana zawsze ubezpieczona

Powyższe punkty to oczywiście tylko fragment katalogu rzeczy, o których warto pamiętać przy organizacji wyjazdowego biura prasowego. Należy do niego także wydrukowanie odpowiednio wcześniej listy obecności dla mediów czy przygotowanie dużych identyfikatorów dla dziennikarzy tak, by łatwiej było ich odnaleźć w tłumie setek odwiedzających. Mnie osobiście podczas obsługi ERC w Starachowicach bardzo pomogło opracowanie szczegółowego kalendarza wywiadów – dzięki temu wiedziałam dokładnie kto, gdzie i o której godzinie jest rozmówcą jakiej redakcji. Miałam też z góry przygotowane kilka miejsc, które proponowałam mediom telewizyjnym na nagranie – decyzja o wyborze tła do zdjęć należała ostatecznie do nich, ale świadomość, że nie muszę w amoku kręcić się wokół własnej osi szukając odpowiedniej lokalizacji wpływała na moje opanowanie. Źródłem spokoju okazał się także mój telefon służbowy, a dokładnie to, że miałam w nim zawczasu zapisane kontakty do kluczowych osób: koordynatorów wydarzenia, organizatorów, gości specjalnych, ale również np. kierownika ochrony obiektu czy osób zarządzających Muzeum.

Sukces European Rover Challenge to praca wielu osób, a przemyślany plan promocji i sprawnie działające na miejscu biuro prasowe były jednym z elementów składających się na rosnący z roku na rok prestiż tego wydarzenia. Efekty mówią same za siebie. W ciągu czterech edycji, ERC zgromadził prawie 100 000 odwiedzających oraz ponad 1000 uczestników z całego świata, którzy przyjechali do Polski, żeby wziąć udział w turnieju robotów. O międzynarodowych zawodach robotycznych pojawiło się ponad 6000 publikacji w mediach na całym świecie oraz blisko 500 000 aktywności w mediach społecznościowych. I wciąż mamy apetyt na więcej.