W ostatnich dniach zetknęłam się z wieloma poradnikowymi tekstami dotyczącymi pracy zdalnej. Z większości wynika, że poza laptopem i smartfonem do tego typu pracy potrzebujesz trzech rzeczy: odrobiny samozaparcia, odrobiny wolnej przestrzeni i szeregu różnych aplikacji porządkujących i ułatwiających pracę. Pracuję w ten sposób od 2017 roku i wiem, że to nie wystarczy. W pracy w public relations i branżach pokrewnych równie ważne, co odhaczone zadania w Trello czy Asanie są bowiem relacje, które w trybie pracy zdalnej nie rodzą się naturalnie, a o które trzeba zadbać nie tylko dla sukcesu projektu, ale również zwiększenia motywacji i poczucia satysfakcji.

Pora dnia ma znaczenie

Mieszkam w Warszawie i kiedy rozpoczynałam pracę w Planet Partners, firmie, której główna siedziba mieści się w Krakowie, moje otoczenie było przekonane, że to świetna opcja, bo mogę w ciągu dnia załatwić sprawy w urzędzie, zrobić zakupy, ugotować obiad, a pracować wieczorem czy w nocy. Jestem typem sowy, o późnych porach jestem świetnie skupiona i wydajna. Całe to wyobrażenie szybko okazało się mrzonką, ponieważ projekt, nad którym pracowałam, wymagał pełnej dyspozycji w godzinach pracy. I dobrze.

Bo nawet jeśli Wasze zadania nie wymagają pracy w dzień, warto pracować w zwyczajowych godzinach, żeby zachować higienę umysłu. Nocna praca na dłuższą metę nie służy zdrowiu – ani psychicznemu, ani fizycznemu. Teraz, w czasie pandemii sytuacja nieco się zmieniła, wiele osób skarży się, że sytuacja wymusiła nad nimi jednoczesną pracę i opiekę nad dziećmi. Też jestem w takiej sytuacji. Planuję zmieniać się z mężem, nadrabiać pracę w czasie dziecięcych drzemek, bajkowych seansów i oczywiście nocą. To jednak rozwiązanie krótkoterminowe, bo praktycznie pozbawia mnie czasu potrzebnego na regenerację i wypoczynek. Trudno w tym momencie przewidzieć, jak rozwinie się sytuacja, która z pewnością wymaga elastyczności, zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawców. Praca zdalna sprawdzi się tylko w przypadku, kiedy osoby zarządzające firmą są otwarte na wspólne wdrażanie niestandardowych rozwiązań, które przyczynią się do wzrostu wydajności pracownika.

Praca z dziećmi jest możliwa?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Kiedy pisałam to zdanie, 1,5 roczniak:

1. Wyjął końcówkę ładowarki z komputera i włożył ją do buzi.
2. Dopił moją zimną kawę.
3. Zamknął mój laptop i powiedział „nie ma”.
4. Wszedł na stół.

Truizmem jest, że im starsze i bardziej samodzielne dzieci, tym jest łatwiej. Mojemu mężowi o wiele łatwiej przychodzi łączenie pracy z opieką nad dziećmi. Wynika to z charakteru pracy – jego zadania wprawdzie wymagają dużej wiedzy i doświadczenia, ale jest ona o wiele bardziej schematyczna, a realizacja konkretnego zadania krótsza niż w moim przypadku. Mnie jest o wiele trudniej odrywać się i wracać do pisania tekstu, maila czy planu komunikacji.

Zupełnie odmienną kwestią są służbowe spotkania, telefony i telekonferencje, które trzeba odbyć w towarzystwie dzieci. Powyższa porada ministerialna, przez doświadczonych rodziców będzie komentowana co najwyżej uniesieniem brwi. Polecam podział spotkań na kategorie:

Kategoria zielona – telefony i spotkania ze współpracownikami z teamu, którzy świetnie znają moją sytuację i podczas których omawiamy bieżące sprawy. Krótko mówiąc: dzieci dozwolone. Ostatnio podczas takiej właśnie rozmowy czterolatek poinformował wszystkich uczestników telekonferencji, że „bawi się w Lidl” i pytał, czy może ma komuś coś kupić…

Kategoria żółta – spotkania wewnątrz teamu albo krótkie calle z zaprzyjaźnionymi klientami, które realizuję np., kiedy dzieci śpią.

Kategoria czerwona – oficjalne spotkania biznesowe (np. z nowymi albo potencjalnymi klientami), w większym gronie, podczas których wymagam od domowników bezwzględnej ciszy (po prostu musi ich nie być – wychodzą na spacer, z dala od ludzi, oczywiście). Informuję o nich wcześniej męża, który całkowicie przejmuje opiekę nad dziećmi.

 Czy na pewno „home” office?

Od początku było dla mnie jasne, że nie mogę pracować w domu z nianią i dzieckiem na karku (teraz już z dwójką dzieci). Dużo pracuję w kawiarni na moim osiedlu, co ma niewątpliwe plusy – wychodzę z domu, ładnie się ubieram, spotykam ludzi.  Jeśli jednak wziąć pod uwagę, że przez cały dzień, zamawiając kawę, herbatę i kanapkę, można wydać nawet kilkadziesiąt złotych, kawiarnia szybko przestanie być opłacalną alternatywą. Jeżeli z jakichś powodów nie chcecie lub nie możecie pracować w domu, warto poszukać instytucji publicznej w okolicy, takiej jak biblioteka czy dom kultury, które często udostępniają miejsca do pracy. W czasie epidemii jednak jesteśmy skazani na pracę w domu. Uporządkowana przestrzeń i biurko na pewno ułatwią skupienie, ale moim zdaniem wcale nie są niezbędne. Ważniejsza jest bowiem wewnętrzna motywacja.

Pracując zdalnie bardzo łatwo zapomnieć o robieniu przerw lub robić ich zbyt wiele. Wielokrotnie zdarzało się, że cały dzień nie odchodziłam od monitora. Pamiętam swoje oburzenie, kiedy pracowałam z grafikiem nad ważnym projektem, a on mi zakomunikował, że naniesie poprawki za pół godziny, bo do biura właśnie przyjechała… pizza. Przerwa? Lunch? PIZZA?! Nie do pomyślenia!

Public i private RELATIONS

Mamy w firmie prawdziwych fanów aplikacji. Trochę na przekór wszystkim tekstom, które powstały, nie jestem ich wielką fanką. Dropbox, Zoom, Hangout czy Skype – bez nich rzeczywiście nie wyobrażam sobie pracy. Asanę używam do zarządzania projektami, w które zaangażowana jest większa liczba osób. Przy prostych, schematycznych zadaniach lepiej sprawdza się klasyczna „to do” lista. Nie lubię aplikacji, w których więcej czasu muszę poświęcić na zapisanie jakiegoś działania niż na jego faktyczną realizację. Jeśli prowadzę kilka projektów jednocześnie, używam również Toggla, żeby monitorować, czy dobrze zoptymalizowałam pracę i czy któryś z projektów nie zabiera za dużo niepotrzebnych roboczogodzin. Oczywiście korzystam również z szeregu narzędzi PRowca takich jak Prowly, IMM, brand24, ale to temat na osobny tekst.

Moją ulubioną aplikacją jest… Messenger. Pomijając to, że ułatwia mi pracę, bo pozwala na często błyskawiczne uzyskanie potrzebnej mi informacji, po prostu lubię zapytać koleżanek i kolegów z pracy jak się czują, nad czym pracują, czy potrzebują mojej pomocy. Nie zastąpi to kawy w kuchni i wyjścia na lunch, ale przynajmniej przestaję być anonimową osobą po drugiej stronie maila czy ekranu. Pracodawcy również powinni pamiętać o zdalnych pracownikach – pamiętam, jak było mi miło, kiedy na dzień kobiet dostałam od firmy kwiaty, które zostały przywiezione osobiście przez kolegę również pracującego zdalnie. To właśnie relacje wyglądają inaczej w świecie home office. Trudno zadbać o team spirit, czy poczucie przynależności, pracując w rozproszeniu. Przed team leaderami i dyrektorami stoi duże wyzwanie, bo budowanie więzi musi się odbyć w inny sposób. Absolutnym, lecz wcale niełatwym minimum, któremu muszą sprostać osoby zarządzające organizacją jest natomiast zachowanie przejrzystej i spójnej komunikacji wewnętrznej.