Praca w PR już dawno przestała kojarzyć się tylko z pisaniem informacji prasowych i robieniem follow-upów. Dziś od PR-owca wymaga się wszechstronności i umiejętności pracy ze zmieniającym się rynkiem oraz coraz bardziej wymagającymi klientami. Zakres naszych obowiązków dynamicznie rośnie i okazuje się, że papierowy kalendarz i odręczne notatki nie są już wystarczające. Dzięki postępującej digitalizacji korzystamy z rozwiązań, które pomagają nam w codziennych obowiązkach. Z jakimi narzędziami nie rozstajemy się w naszej pracy? Tego dowiesz się w poniższym wpisie.

Wirtualne biuro prasowe

Zrozumienie specyfiki pracy dziennikarzy oraz rzetelność i szybkość przekazywanych im informacji, zwłaszcza w tak dynamicznej branży, jaką jest PR, jest kluczowe. Redagowanie tekstu, nadanie informacji atrakcyjnej formy, tworzenie bazy kontaktów i wysyłka informacji prasowej – to duża część naszej pracy w ramach media relations. Z pomocą przychodzą nam aplikacje do zarządzania komunikacją — Prowly, Newswire, Prezly, czy Muck Rack, znane jako wirtualne biura prasowe. Narzędzia te umożliwiają PR-owcom wysyłanie materiałów do redakcji w prosty i szybki sposób. Dzięki nim mamy też możliwość monitorowania do ilu osób e-maile trafiły, ile z nich zostało otwartych oraz czy materiały zostały pobrane. Statystyki te pozwalają optymalizować nasze działania i zwiększać zasięg wysyłanych materiałów. Tworząc bazy kontaktów, możemy zarządzać wysyłką tak, aby wiadomości trafiały wyłącznie do redakcji i osób zainteresowanych danym tematem. Wirtualne biura prasowe umożliwiają również szybki dostęp do historii materiałów prasowych, z których mogą korzystać zarówno agencje, jak i dziennikarze.

Monitoring i analiza mediów

Korzystanie z profesjonalnych usług monitorowania i analizy mediów jest dziś podstawą w działaniach z zakresu komunikacji i marketingu. Monitoring mediów pozwala na śledzenie wzmianek o firmach, ich produktach i usługach. Daje także możliwość poznania opinii publicznej na ważne tematy branżowe, praktycznie w każdym medium, od telewizji po portale społecznościowe. Samodzielne monitorowanie mediów jest oczywiście możliwe, jednak ze względu na pracochłonność i czasochłonność tego zajęcia, agencje odchodzą od prowadzenia monitoringu we własnym zakresie. Wiele z nich, decyduje się na gotowe rozwiązania, takie jak PressService, Brand24, NewsPoint, czy SentiOne, czyli narzędzia monitorujące media w czasie rzeczywistym.  Umożliwiają one dodanie takich słów kluczowych, które pozwalają śledzić wydarzenia w danej branży.  Daje to zarówno szansę na dostrzeżenie dynamicznie zmieniających się trendów na rynku, ale w przypadku negatywnych zmianek, jak i możliwość szybkiej reakcji i zapobiegnięcia rozwojowi sytuacji, która może doprowadzić do wizerunkowych strat klienta.

Narzędzia copywriterskie

Celem każdego PR-owca jest tworzenie treści, które nie tylko będą miały wysoką wartość merytoryczną dla odbiorców, ale również dopasują się do wymagań i algorytmów wyszukiwarek. Do naszych zadań należy także pilnowanie długości materiałów, ich poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej. Tworzenie treści jest czasochłonne, a dodatkowo nie pomaga, częsta w naszym zawodzie „blokada twórcza”. Każdy, kto kiedykolwiek miał do czynienia z pisaniem tekstów, przyzna, że ta praca ma jeden zasadniczy problem: niezależnie jak bardzo się staramy, zawsze znajdzie się literówka, którą zmęczone oko ludzkie nie wyłapie. Na szczęście istnieje wiele narzędzi copywriterskich, które zapewniają odpowiednie wsparcie w pracy i zwiększają zarówno wydajność, jak i jakość pisanych tekstów.

Ortograf.pl to darmowe narzędzie do korekty i redakcji tekstów. Dostępne jest zarówno w języku polskim, jak i w dwudziestu sześciu innych językach. Ortograf analizuje treść nie tylko pod względem ortograficznym, ale również interpunkcyjnym, stylistycznym, gramatycznym, czy nawet typograficznym. Dzięki zastosowaniu wielu reguł poprawności językowej po takiej kontroli mamy pewność, że stworzony przez nas tekst jest bezbłędny.

Równie popularnym narzędziem do sprawdzania pisowni online jest LanguageTool.org. Podobnie jak ortograf pozwala na darmową korektę tekstów, wykorzystując reguły ortograficzne, stylistyczne i interpunkcyjne. Przydatną funkcją jest możliwość zainstalowania go jako wtyczki w przeglądarce Chrome, co jeszcze bardziej usprawnia poprawne pisanie tekstów.

W przypadku projektów międzynarodowych i tworzeniu treści w języku angielskim, często korzystamy z Grammarly, które przy pomocy osobistego asystenta pisania oraz specjalnego modułu sprawdzania gramatyki, daje gwarancję tworzenia materiałów na najwyższym poziomie.

Przydatne w naszej pracy są także narzędzia takie jak Logios oraz Jasnopis, które pozwalają zmierzyć przystępność tekstu. Wskazują jego trudniejsze fragmenty i proponują poprawki ułatwiające odbiór materiału.

Kiedy w głowie pustka, a my borykamy się z problemem nadmiernych powtórzeń, lekarstwem na „blokadę twórczą” może okazać internetowy słownik synonimów – Synonim.net. Narzędzie to jest dużym wsparciem przy tworzeniu spójnych i poprawnie gramatycznych treści, a dzięki dostarczeniu wielu synonimów, pozwala na uatrakcyjnienie treści dla odbiorcy.

Projekty graficzne

Grafik na urlopie? Baner na social media do zrobienia na wczoraj? Brzmi, jak najgorszy koszmar każdego, kto kiedykolwiek pracował w branży kreatywnej. Na szczęście w dzisiejszych czasach możemy czerpać z owoców technologii, nie musząc obawiać się, że brak zaawansowanych umiejętności graficznych przeszkodzi nam w „dopięciu” projektu. Obecnie na rynku jest wiele rozwiązań, które pomagają usprawniać pracę w tym obszarze. Jednym z nich jest Canva — bezpłatna platforma online umożliwiająca tworzenie różnego rodzaju grafik, począwszy od tych na social media, dokumentów, prezentacji firmowych, skończywszy na plakatach.

Efektywne zarządzanie projektami

Ciągle w niedoczasie i z goniącymi deadline’ami – tak w skrócie wygląda praca PRowca. Pracując w intensywnym i dynamicznym środowisku bardzo łatwo zapomnieć o dacie składanego wniosku, czy o zbliżającym się terminie oddania raportu. W naszej pracy kluczowa jest organizacja i odpowiednie zarządzanie czasem. Kiedy papierowa „to do list” już nie wystarcza, trzeba sięgnąć po bardziej zaawansowane rozwiązania. Jednymi z popularniejszych programów do planowania i zarządzania projektami, używanym również przez nas, są:  ClickUp, Asana, Hive, Trello, czy Basecamp. Dzięki przyjaznemu interfejsowi pozwalają w łatwy i prosty sposób planować swoją pracę oraz tworzyć nowe projekty i przypisywać je poszczególnym współpracownikom. Aplikacje te dają też możliwość bieżącego monitorowania statusu projektu zleconego do realizacji, co daje komfort i kontrolę nad powierzonymi zadaniami całego zespołu.

Oczywiście przedstawione narzędzia są jedynie przykładami, z których korzystamy na co dzień w naszej agencji. Dzięki automatyzacji części zadań i zastosowaniu wyżej wymienionych rozwiązań zaoszczędzamy sporo czasu, który możemy poświęcić na działania kreatywne i wsparcie naszych klientów.