Pierwszy miesiąc współpracy to zarówno dla zespołu specjalistów PR, jak i klienta kluczowy czas. Obie strony poznają się wzajemnie, budują relacje oraz zaufanie, a jednocześnie realizowane są już pierwsze aktywności. Jedną ze stosowanych w Planet Partners form onboardingu klienta są warsztaty, dzięki którym nie tylko możemy poznać firmę od środka, ale też wspólnie wypracować cele i kierunki na kolejne miesiące wspólnych działań.
Integracja z zespołem
W codziennej pracy kontaktujemy się zwykle jedynie z kilkoma wyznaczonymi do tego osobami po stronie klienta. Dzięki warsztatom, możemy spotkać także pozostałą część zespołu i poznać nierzadko bardzo zróżnicowane punkty widzenia. Równie cennych informacji i inspiracji do działań komunikacyjnych dostarczy nam dział marketingu i sprzedaży, obsługi klienta, HR czy R&D lub zarząd. Większości tych osób, które zwykle uczestniczą w warsztatach, nie mielibyśmy okazji poznać, przechodząc od razu do działań operacyjnych. Dla PR-owca obserwowanie wewnętrznej dyskusji to także świetna okazja do poznania relacji i atmosfery panującej w zespole. Z kolei uczestnicy, mając wpływ na planowanie kolejnych kroków działań komunikacyjnych, czują się częścią projektu, podchodzą do niego z większym zaangażowaniem i lepiej rozumieją pracę konsultantów.
Spojrzenie na firmę od środka
Warsztaty zaczynamy zwykle od prostego ćwiczenia, w którym prosimy wszystkich uczestników o opisanie w kilku zdaniach firmy, organizacji lub produktu (jeśli to na nim skupiają się nasze działania). Zdarza się, że odpowiedzi są spójne, ale nierzadko pojawiają się także rozbieżności np. w postrzeganiu wyróżników marki. Takie różnice bywają zaskakujące dla samych uczestników, którzy często są przekonani o wewnętrznej spójności własnej komunikacji. Kolejnym etapem ćwiczenia jest wspólna analiza wszystkich odpowiedzi oraz stworzenie na ich podstawie spójnego komunikatu o marce lub produkcie. Zyskujemy nie tylko bazowy komunikat do wykorzystywania w naszych dalszych działaniach, ale też spojrzenie na działania klienta „od środka”.
Konteksty do komunikacji
Jakie tematy powinniśmy poruszać w naszej komunikacji? W jakich kontekstach prezentować markę i jej produkty czy usługi? Te pytania zadaje sobie każdy PR-owiec, rozpoczynający współpracę z nowym klientem. Warsztaty komunikacyjne to skarbnica inspiracji, dzięki której z powodzeniem przygotujemy plan działań na kolejne miesiące. Spotkanie z przedstawicielami różnych działów to także doskonała okazja, aby spojrzeć na działalność i cele komunikacyjne klienta z szerszej perspektywy. Przedstawiciele działu sprzedaży najlepiej opiszą zalety i funkcjonalności swoich produktów oraz potrzeby klientów, HR-owcy podzielą się ciekawymi historiami pracowników, a zarząd opowie o misji i wizji oraz początkach i planach biznesowych. Korzystając z okazji warto zapytać też o preferowane kanały komunikacji, kategorie mediów, a nawet wybrane tytuły czy nazwiska liderów opinii na których szczególnie nam zależy oraz sukcesy i porażki w dotychczasowych działaniach komunikacyjnych.
Tematy drażliwe
Najskuteczniejszą metodą walki z kryzysem są prewencja oraz odpowiednie przygotowanie. Dlatego już na etapie planowania działań, warto zastanowić się czy są tematy, których powinniśmy unikać lub zagadnienia, jakie mogą postawić nas w trudnej sytuacji. Po wspólnym zastanowieniu się i wyliczeniu potencjalnie niebezpiecznych obszarów komunikacyjnych, przechodzimy zwykle do sporządzenia krótkiej listy Q&A. Taki dokument to dla uczestników warsztatów forma uporządkowania wiedzy oraz wsparcie w stresujących sytuacjach. Z kolei dla specjalistów PR to bezcenna wiedza, dzięki której wiemy, na co powinniśmy być szczególnie wyczuleni.
Rozpoczęcie współpracy z nowym klientem od osobistego spotkania na warsztatach pozwala nam poznać jego potrzeby i oczekiwania znacznie głębiej niż podczas standardowego audytu wstępnego. Co więcej, ten rodzaj onboardingu sprzyja budowaniu relacji i wzajemnego zaufania, a te w branży komunikacyjnej mają ogromne znaczenie, także wewnątrz każdego projektu.
