Praca zdalna to dla naszego zespołu codzienność, ale często słyszymy pytania o to, jak działa agencja, która nie ma stałego biura. Czy pracując z ponad dziesięciu różnych miejsc rozproszonych po kraju możemy regularnie spotykać się na kawę? Jak współpracujemy z mediami? I dlaczego narzędziem naszej pracy stał się dzwonek rowerowy? Dowiedz się, jak wygląda praca agencji zdalnej od kuchni.  

Przygoda większości naszego zespołu z pracą zdalną zaczęła się, jak w wielu innych firmach, wraz z wybuchem pandemii. Większości, bo tradycja pracy na odległość ma w Planet już w dobrych kilka lat. Do naszej rdzennie krakowskiej agencji w pierwszej kolejności dołączyli Szymon i Gosia pracujący z Warszawy. Następnie Natalia z krakowskiego biura przeniosła się do Bydgoszczy. W kolejnych latach nasz team powiększał się o następnych pracowników ze stolicy, Wrocławia, ale też z szeregu mniejszych miejscowości, jak Pińczów położony w okolicy Kielc czy podkrakowski Burów.  

I chociaż duża część osób pracujących spoza Krakowa dołączyła do nas już po wybuchu pandemii, możemy śmiało powiedzieć, że już od jej początku byliśmy dobrze przygotowani na pracę w trybie w pełni zdalnym.  

Z biura zupełnie zrezygnowaliśmy już prawie trzy lata temu 

Pracujemy z domów, a w razie potrzeby korzystamy z coworkingów i sal konferencyjnych na wynajem. Wspiera nas też cały arsenał narzędzi do komunikacji: począwszy od Microsoft Teams, przez Slack i Google Meets po maile i telefony. Dzięki nim jesteśmy w stałym kontakcie zarówno z pozostałymi członkami teamu, jak i z klientami. Codzienną pracę pomaga nam zaplanować ClickUp, w którym rozpisujemy wszystkie procesy i wzajemnie monitorujemy swoje postępy, czy na przykład obłożenie danego członka zespołu.  

Dużo też podróżujemy. Osobiście spotykamy się ze stałymi i nowymi klientami, bierzemy udział w stacjonarnych szkoleniach i eventach, a od drugiej połowy 2022 roku regularnie spotykamy się w Krakowie lub Warszawie, żeby porozmawiać i wspólnie popracować. Częstotliwość podróży teamu chyba najlepiej podsumuje fakt, że w samym tylko październiku nasza Asystentka Biura Karolina musiała dopilnować rozliczenia ponad dwudziestu delegacji.  

Nawet w pracy kreatywnej stawiamy na mocną dyscyplinę 

Praca w zespole rozproszonym stawia przed nami wiele wyzwań, z którymi nie musieliśmy mierzyć się wcześniej – zarządzanie projektami wygląda inaczej, gdy każdy z członków zespołu jest w innym mieście, nieco trudniej jest zasięgnąć szybkiej opinii na temat tworzonego tekstu czy zapanować nad terminami. Codzienna praca wymaga od nas dużej dyscypliny i wysokiej organizacji.  

Za przykład mogą posłużyć burze mózgów. Kojarzą nam się przede wszystkim ze spotkaniem w biurze, intensywną wymianą pomysłów i zapisywaniem idei na tablicy. Utarło się, aby w ich trakcie nie korzystać z Internetu, który jest naczelnym rozpraszaczem. Co zatem zrobić, kiedy każdy z uczestników burzy jest w innymi mieście, a to właśnie Internet pozwala nam ją przeprowadzić?  

Zdalnie organizowana burza może być bardzo produktywna, jeśli będziemy trzymać się określonego planu. Ściśle ograniczony czas trwania burzy, jeden prowadzący wyznaczający kolejność wypowiedzi i jasny podział spotkania na etapy (najpierw generujemy pomysły, dopiero potem o nich dyskutujemy) pozwalają utrzymać spotkanie w ryzach. Nasze burze charakteryzują się też ograniczoną liczbą uczestników – nie wymagamy obecności całego zespołu, a tylko osób zainteresowanych tematem i zwyczajnie mających czas na takie spotkanie. W takich warunkach pracujemy coraz skuteczniej i potrafimy wykreować coraz bardziej efektywne rozwiązania.  

Kiedy tylko możemy, nie rezygnujemy ze spotkań na żywo 

W 2021 roku zaprosiliśmy dziennikarzy na obiad z dowozem pod same drzwi ich mieszkań. Zorganizowaliśmy też niejedną konferencję prasową w przestrzeni wirtualnej, z udziałem gości i ekspertów spoza Polski. Wielu z naszych klientów ma siedziby za granicą, większość redakcji w trakcie pandemii postawiła na pracę zdalną. Influencerzy podróżują po całym świecie i nagrywają dla nas materiały na Malediwach czy w Portugalii, a jeśli chodzi o podwykonawców – stawiamy na tych, którzy są najlepsi, a nie mają siedzibę najbliżej. Spośród osób, z którymi współpracujemy na co dzień, te z którymi możemy swobodnie się spotkać stanowią zdecydowaną mniejszość. 

Kiedy jednak możemy, stawiamy na spotkania osobiste. Nawet jeśli organizowane przez nas wydarzenie odbywa się w najbardziej odległym punkcie Polski dbamy o to, by członkowie zespołu obsługującego klienta byli na miejscu i czuwali nad jego najlepszym przebiegiem. Razem z naszymi klientami jeździmy na spotkania i targi branżowe, a jeśli klient ma polskie biuro staramy się regularnie je odwiedzać. Na co dzień znamy się ze zdjęć w stopkach mailowych i okienek na videocallach Teams, dlatego spotkania na żywo mają dla nas ogromną wartość.  

Największe wyzwanie? Zakończyć calla z zespołem 

Jako PR-owcy jesteśmy zdecydowanie gadatliwi i towarzyscy. Dlatego największym wyzwaniem pracy zdalnej bywa utrzymanie spotkania w ryzach i trzymanie się wyznaczonych tematów. Z pomocą często przychodzi wspomniany na początku dzwonek rowerowy. To jego dźwięk wyznacza koniec oficjalnej części burzy mózgów i otwiera część na inne tematy. Żeby podczas spotkań poświęconych projektom i klientom móc w stu procentach skupić się na pracy, staramy się jak najczęściej być w kontakcie ze sobą także prywatnie: raz w tygodniu spotykamy się na kawie online, a przynajmniej raz w miesiącu organizujemy spotkanie na żywo. Dzięki temu wiemy, co dzieje się w poszczególnych projektach i u każdego członka naszego zespołu.  

Mimo niedosytu wspólnie spędzonego czasu, praca zdalna przynosi nam przede wszystkim korzyści. Dzięki niej jesteśmy bardziej elastyczni. Możemy zaprosić do swojego teamu najlepszych specjalistów, nie przejmując się tym, że mieszkają w odległych częściach kraju, albo nawet poza jego granicami. Bez obaw podejmujemy współpracę z klientami z różnych części świata, także tymi nie mającymi w Polsce swoich oddziałów.  

Pracujemy tak jak lubimy i skąd chcemy, a to procentuje 

O naszych patentach na skuteczną pracę zdalną moglibyśmy opowiadać godzinami (jak to PR-owcy). Wiemy jednak, że najważniejsze są efekty i zadowolenie klienta. W naszym przypadku potwierdza je wynik na poziomie 80 punktów NPS, który uzyskaliśmy w 2022 podczas badania ogólnego zadowolenia klientów. W tym samym roku, w badaniu przeprowadzonym przez Kantar badaniu skuteczność naszych działań została oceniona na 5.8 pkt (na 6 możliwych do uzyskania). 

Oczywiście głosy naszych klientów mają dla nas największe znaczenie, ale ważnym wyróżnieniem jest też potwierdzenie ze strony branży. W grudniu 2022 roku nasza agencja została wyróżniona dwoma statuetkami w konkursie Złote Spinacze. Jedną z nich: Srebrny Spinacz w kategorii Uroda, higiena i wellness, za kampanię „1701 wchodzi na rynek” otrzymaliśmy za pracę dla NAOS Poland – klienta, którego od początku naszej współpracy obsługujemy wyłącznie zdalnie.